Ihre Herausforderung

Unsere Reisekosten Abrechnung dauert zu lange.

Wir reduzieren Medienbrüche, Rückfragen und manuelle Prüfungen im gesamten Expense-Prozess — von der Belegerfassung bis zum Buchungssatz.

Aufwand analysieren →Reisekosten-Lösungen
Travexis verwandelt Beleg, Warten, Rückfragen und manuelle Arbeit in einen klaren Ablauf aus Abgleich, Freigabe, Prüfung und Buchung.

Digital erfasst heißt noch nicht automatisiert.

Der Aufwand steckt meist in Ausnahmen, Rückfragen und Übergaben.

01

Belege kommen spät

Mitarbeitende sammeln Unterlagen und reichen erst lange nach der Reise ein. Rückfragen beginnen erst, wenn Details kaum noch präsent sind.

02

Kartenumsätze bleiben offen

Transaktionen müssen manuell gesucht und passenden Belegen zugeordnet werden. Offene Positionen wachsen schneller als sie geklärt werden.

03

Freigaben bleiben liegen

Genehmigungen laufen über E-Mail oder warten ohne klare Eskalation. Niemand sieht zuverlässig, wo der Vorgang gerade steht.

04

Regeln erzeugen Fehler

Pauschalen, Kilometer und Richtlinien werden wiederholt manuell korrigiert. Dieselben Fehler binden bei jeder Abrechnung erneut Zeit.

05

Accounting prüft alles

Standardfälle und echte Risiken erhalten dieselbe manuelle Aufmerksamkeit. Fachwissen wird für Routine statt für Ausnahmen eingesetzt.

06

ERP-Übergabe ist Handarbeit

Buchungs- und Zahlungsdaten werden exportiert, ergänzt und erneut kontrolliert. Digitalisierung endet damit vor der Finanzbuchhaltung.

Warum das relevant ist

Langsame Abrechnung bremst mehrere Bereiche.

Reisende warten auf Geld, Führungskräfte auf Freigaben und Finance auf belastbare Zahlen.

Mit jeder Rückfrage steigen Aufwand, Durchlaufzeit und Fehlerrisiko. Der Engpass liegt selten in einem einzelnen Feld, sondern im Zusammenspiel von Prozess, Regeln, Karte, System und Integration.

So unterstützt Travexis

Vom Einzelfall zum
stabilen Standardprozess.

  • Ist-Prozess vom Beleg bis zur Verbuchung aufnehmen
  • Manuelle Tätigkeiten und Schleifen quantifizieren
  • Karten, Belege, Pauschalen und Freigaben gemeinsam betrachten
  • Expense-System und Automatisierungsgrad bewerten
  • HR-, Payroll-, ERP- und Archiv-Schnittstellen prüfen
  • Zielprozess und Umsetzungsroadmap definieren

Warum Travexis

Der Prozess endet nicht im Expense-Tool.

Travexis verbindet Reisekosten-Fachwissen mit Prozess- und Integrationskompetenz. Wir vergleichen Systeme anbieterneutral und betrachten den Ablauf bis Buchhaltung, Payroll und Archiv.

Kurzer Selbstcheck

Wo wartet Ihre Abrechnung?

01

Kennen Sie die Durchlaufzeit je Prozessschritt?

Nur so lässt sich zwischen Liegezeit, Bearbeitung und Rückfrage unterscheiden.

02

Werden Standardfälle automatisch freigegeben?

Risikobasierte Prüfung lenkt Fachwissen auf die wirklich auffälligen Vorgänge.

03

Sind Karte, Reise und Beleg verbunden?

Automatisches Matching vermeidet Suche, Doppelerfassung und offene Umsätze.

04

Kommt ein fertiger Buchungssatz im ERP an?

Ein Datei-Export ist noch keine durchgängige Integration.

Reales Projektbeispiel · Automotive

Von 18 Wochen auf stabile 3 bis 4 Wochen.

Mehr als 12.000 Mitarbeitende warteten auf Erstattung. Travexis kombinierte Sofortmaßnahmen mit risikobasierter Prüfung und klaren Rückfragewegen. Die Bearbeitungszeit sank zunächst auf sechs, dann auf stabile drei bis vier Wochen; heute sind Erstattungen innerhalb einer Woche möglich.

Projektbeispiel lesen →

Travel & Expense Diagnose

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