Dabei arbeitet das Travel Management an zahlreichen Schnittstellen im Unternehmen. Einkauf, Finance, HR, IT, Accounting, Compliance und die Reisenden haben unterschiedliche Anforderungen. Aufgabe des Travel Managements ist es, daraus einen funktionierenden Gesamtprozess zu entwickeln.
Was ist Travel Management?
Travel Management umfasst die strategische und operative Steuerung der Geschäftsreisen eines Unternehmens.
Das Ziel: Geschäftsreisen so organisieren, dass sie wirtschaftlich, effizient, sicher und mit möglichst wenig Aufwand für Reisende und Unternehmen durchgeführt werden können.
Der Verband Deutsches Reisemanagement (VDR) zählt unter anderem Prozessoptimierung, Kosteneinsparung, Sicherheit und Zufriedenheit der Reisenden, Datenmanagement sowie nachhaltige Mobilitätskonzepte zu den zentralen Zielen eines modernen Travel & Mobility Managements.
Welche Aufgaben konkret dazugehören, hängt von der Größe, Internationalität und Organisation eines Unternehmens ab.
Die wichtigsten Aufgaben im Travel Management
1. Travel-Strategie entwickeln
Wie sollen Geschäftsreisen im Unternehmen grundsätzlich organisiert werden? Diese Frage steht am Anfang eines professionellen Travel Managements.
Dazu gehören Entscheidungen über:
- zentrale oder dezentrale Steuerung
- globale oder lokale Prozesse
- Buchungs- und Servicekonzepte
- eingesetzte Anbieter und Systeme
- Genehmigungsprozesse
- Zahlungsprozesse
- Verantwortlichkeiten und Governance
- Ziele und Kennzahlen
Eine Travel-Strategie schafft damit den Rahmen für alle weiteren Entscheidungen. Sie verhindert, dass Reisebüro, Buchungssystem, Kreditkarten, Reisekostenabrechnung und Richtlinien unabhängig voneinander entwickelt werden.
2. Geschäftsreiseprozesse gestalten
Eine Geschäftsreise besteht aus wesentlich mehr als der Buchung. Der End-to-End-Prozess reicht vom Reisebedarf bis zur abschließenden Auswertung:
Reisebedarf → Genehmigung → Buchung → Bezahlung → Reise → Reisekostenabrechnung → Prüfung → Verbuchung → Reporting
Aufgabe des Travel Managements ist es, diesen Prozess möglichst einfach und durchgängig zu gestalten.
Dabei geht es beispielsweise um Fragen wie: Wo entstehen heute manuelle Arbeitsschritte? Welche Daten werden mehrfach erfasst? Welche Genehmigungen sind tatsächlich erforderlich? Welche Systeme müssen Daten austauschen? Und wo entstehen unnötige Kosten oder Medienbrüche?
Prozessdesign gehört deshalb inzwischen ausdrücklich zu den Kernaufgaben des professionellen Travel Managements.
3. Reiserichtlinien entwickeln und steuern
Die Reiserichtlinie definiert die Spielregeln für Geschäftsreisen. Sie regelt beispielsweise:
- zulässige Buchungswege
- Verkehrsmittel und Buchungsklassen
- Hotelkategorien und Preisgrenzen
- Genehmigungen
- Zahlungsarten
- Reisekosten und Erstattungen
- private Anteile einer Geschäftsreise
- Sicherheitsanforderungen
- Nachhaltigkeitsvorgaben
Eine gute Reiserichtlinie muss dabei mehrere Interessen miteinander verbinden. Kosten und Compliance sind wichtig. Gleichzeitig muss die Richtlinie verständlich und im Arbeitsalltag praktikabel sein.
Der VDR zählt die Definition und Durchsetzung von Reiserichtlinien weiterhin zu den Kernaufgaben eines Travel Managers.
4. Anbieter auswählen und steuern
Travel Management steuert ein Netzwerk unterschiedlicher Anbieter. Dazu können gehören:
- Travel Management Companies und Geschäftsreisebüros
- Fluggesellschaften
- Bahnunternehmen
- Hotels und Hotelplattformen
- Mietwagenanbieter
- Online Booking Tools
- Expense-Anbieter
- Payment-Anbieter
- Travel-Risk-Anbieter
- weitere Technologie- und Mobilitätsanbieter
Die Aufgabe endet nicht mit Vertragsabschluss. Travel Management überwacht Leistungen, Servicequalität, Kosten, Vertragskonditionen und die Nutzung vereinbarter Angebote.
Dazu gehören Ausschreibungen, Vertragsverhandlungen, regelmäßige Reviews und die kontinuierliche Weiterentwicklung der Anbieterlandschaft.
5. Travel-Technologie steuern
Geschäftsreisen sind heute ein digitaler Prozess. Das Travel Management muss deshalb zunehmend auch die eingesetzte Technologie verstehen und steuern. Dazu gehören beispielsweise:
HR-System → Travel-/Buchungssystem → TMC → Payment → Expense → ERP/Payroll → Archiv → Reporting
Hinzu kommen Systeme und Technologien für Profile, Genehmigungen, GDS, NDC, Direct Connects, Travel Risk oder CO₂-Daten.
Das bedeutet nicht, dass Travel Manager selbst Schnittstellen programmieren. Ihre Aufgabe ist es, die fachlichen Anforderungen zu definieren und gemeinsam mit IT, Finance, HR und den Anbietern dafür zu sorgen, dass die Systemlandschaft als Ganzes funktioniert.
6. Buchungsprozesse steuern
Wo und wie sollen Mitarbeitende ihre Reisen buchen? Auch das gehört zu den zentralen Entscheidungen im Travel Management. Dabei geht es unter anderem um:
- Online Booking Tools
- mobile Buchungsmöglichkeiten
- Reisebüro-Service
- komplexe Offline-Buchungen
- Buchungsinhalte und verfügbare Tarife
- Richtliniensteuerung
- Genehmigungen
- Nutzerprofile
Ein wichtiges Ziel ist eine hohe Akzeptanz der definierten Buchungswege. Denn selbst gute Verträge und Systeme bringen wenig, wenn Reisende außerhalb der vorgesehenen Prozesse buchen.
7. Payment und Reisekosten integrieren
Wer bezahlt die Reise? Diese Frage klingt einfach. In der Praxis entstehen daraus zahlreiche Prozesse.
Unternehmen nutzen beispielsweise persönliche Firmenkreditkarten, zentrale Abrechnungskonten oder virtuelle Karten. Dazu kommen privat verauslagte Kosten.
Travel Management muss deshalb gemeinsam mit Finance und Accounting festlegen, wie Reiseleistungen bezahlt und anschließend verarbeitet werden.
Ein guter Prozess verbindet Buchung, Zahlung und Reisekostenabrechnung möglichst weitgehend miteinander. Kartenumsätze können automatisch übertragen, Belege digital verarbeitet und Buchungsinformationen mit Zahlungs- und Abrechnungsdaten zusammengeführt werden.
Der VDR behandelt Zahlungs- und Abrechnungsmethoden sowie deren Zusammenspiel mit digitalen Lösungen entsprechend als Bestandteil des modernen Travel Managements.
8. Kosten und Einkauf optimieren
Kostensteuerung bleibt eine wichtige Aufgabe. Dabei geht es längst nicht ausschließlich um günstigere Flug- oder Hotelpreise.
Travel Management betrachtet sowohl direkte Reisekosten als auch indirekte Prozesskosten.
Direkte Kosten entstehen beispielsweise für Flug, Bahn, Hotel oder Mietwagen. Indirekte Kosten entstehen unter anderem durch Buchungsgebühren, Software, Payment, manuelle Bearbeitung oder interne Administration. Auch der VDR unterscheidet zwischen diesen direkten und indirekten Reisekosten.
Deshalb kann ein etwas höherer Reisepreis im Gesamtprozess wirtschaftlicher sein, wenn dafür erheblicher administrativer Aufwand entfällt.
9. Daten, Reporting und KPIs steuern
Ohne Daten lässt sich Travel Management kaum professionell steuern. Informationen entstehen jedoch an vielen Stellen:
Buchungssysteme liefern Reservierungsdaten. Reisebüros liefern Ticket- und Transaktionsdaten. Payment-Anbieter liefern Zahlungsdaten. Expense-Systeme liefern Abrechnungsdaten. ERP-Systeme liefern Finanzdaten.
Aufgabe des Travel Managements ist es, daraus ein belastbares Gesamtbild zu schaffen. Typische Kennzahlen sind beispielsweise:
- Reisekosten
- Kosten pro Reise
- Online-Buchungsquote
- Einhaltung der Reiserichtlinie
- durchschnittliche Ticketpreise
- Vorausbuchungsfristen
- Nutzung bevorzugter Anbieter
- Storno- und Umbuchungsquoten
- Prozesskosten
- CO₂-Emissionen
- Zufriedenheit der Reisenden
Die Auswahl geeigneter Datenquellen und Kennzahlen sowie die Ableitung konkreter Steuerungsmaßnahmen gehören heute ausdrücklich zum Travel Controlling.
10. Sicherheit und Fürsorgepflicht unterstützen
Unternehmen tragen Verantwortung für ihre Mitarbeitenden auf Geschäftsreisen. Travel Management schafft gemeinsam mit HR, Security und weiteren Fachbereichen die notwendigen Prozesse. Dazu gehören beispielsweise:
- Informationen über Risiken am Reiseziel
- Traveler Tracking
- Reise- und Sicherheitsinformationen
- Notfallkommunikation
- Prozesse bei Krisen und Störungen
- Unterstützung im medizinischen Notfall
- klare Ansprechpartner und Eskalationswege
Travel Risk Management und Compliance gehören deshalb inzwischen zum etablierten Aufgabengebiet des Travel Managements.
11. Nachhaltigkeit in den Reiseprozess integrieren
Auch Nachhaltigkeit ist Bestandteil moderner Travel-Management-Strategien. Dabei geht es nicht allein um die Erfassung von CO₂-Emissionen.
Travel Management kann beeinflussen, ob, wie und mit welchem Verkehrsmittel gereist wird.
Mögliche Maßnahmen sind beispielsweise Bahn-vor-Flug-Regelungen, nachhaltigere Hotelprogramme, CO₂-Informationen im Buchungsprozess oder die Vermeidung unnötiger Reisen.
Nachhaltigkeit wird damit Bestandteil von Reiserichtlinie, Buchungsprozess, Einkauf und Reporting.
12. Kommunikation und Change Management
Neue Systeme und Prozesse funktionieren nur, wenn die Reisenden sie verstehen und akzeptieren. Travel Management übernimmt deshalb eine wichtige Vermittlerrolle.
Neue Buchungswege müssen erklärt werden. Richtlinienänderungen müssen verständlich sein. Neue Anbieter müssen eingeführt werden. Bei Systemumstellungen benötigen Reisende Unterstützung.
Kommunikation, Training und Change Management sind deshalb keine Begleiterscheinungen eines Travel-Projekts. Sie sind Teil der Aufgabe.
Strategisches und operatives Travel Management
Nicht jede Aufgabe muss vom Travel Management selbst durchgeführt werden. Hier hilft die Unterscheidung zwischen strategischer Steuerung und operativer Durchführung.
Strategisches Travel Management entscheidet beispielsweise über Prozesse, Richtlinien, Systeme, Anbieter, Ziele und Governance.
Operative Aufgaben wie Buchungen, Umbuchungen oder der Reisendenservice können dagegen durch eine TMC, spezialisierte Dienstleister oder andere interne Bereiche erbracht werden.
Der Travel Manager muss also nicht jede Geschäftsreise organisieren.
Er sorgt dafür, dass das System funktioniert, in dem Geschäftsreisen stattfinden.
Wo ist Travel Management im Unternehmen angesiedelt?
Eine allgemeingültige Antwort gibt es nicht. Travel Management kann beispielsweise bei Einkauf, Finance, HR, Corporate Services, Mobility oder als eigener Verantwortungsbereich angesiedelt sein.
Entscheidender als die organisatorische Zuordnung sind klare Verantwortlichkeiten. Denn Travel Management arbeitet immer funktionsübergreifend.
Finance betrachtet Kosten und Abrechnung. HR betrachtet Mitarbeitende und arbeitsrechtliche Anforderungen. IT verantwortet Systeme und Sicherheit. Einkauf steuert Verträge. Accounting benötigt korrekte Buchungsdaten. Reisende erwarten einen einfachen Prozess.
Travel Management verbindet diese Perspektiven.
Wie verändert sich die Rolle des Travel Managers?
Die Rolle hat sich deutlich weiterentwickelt. Früher standen häufig Reisebürosteuerung, Tarifverhandlungen und Reisekosten im Mittelpunkt.
Heute kommen Digitalisierung, Datenmanagement, Sicherheit, Nachhaltigkeit, Compliance und komplexe Systemlandschaften hinzu. Der VDR beschreibt genau diese zunehmende Komplexität und die verbindende Funktion des Travel Managements im Unternehmen.
Damit entwickelt sich der Travel Manager zunehmend vom Organisator zum Prozess- und Governance-Verantwortlichen für Geschäftsreisen.
Fazit: Travel Management verbindet viele Einzelteile zu einem Gesamtprozess
Reisebüro, Buchungssystem, Kreditkarte, Expense Tool, ERP und Reiserichtlinie können jeweils für sich funktionieren. Das bedeutet noch lange nicht, dass der Geschäftsreiseprozess funktioniert.
Genau hier liegt die zentrale Aufgabe des Travel Managements. Es verbindet Menschen, Prozesse, Anbieter, Technologie und Daten zu einem steuerbaren End-to-End-Prozess.
Professionelles Travel Management bedeutet deshalb nicht, einzelne Geschäftsreisen möglichst effizient zu organisieren.
Es bedeutet, das System dahinter zu gestalten.
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