1. Reiseanmeldung
Mit einem neuen Termin entsteht die Notwendigkeit zur Vorbereitung der Reise. Nicht jede Reise kann einfach so angetreten werden: Es gibt zahlreiche gesetzliche und organisatorische Vorgaben, und sorgfältige Vorbereitung noch vor der Buchung kann erforderlich sein.
Daraus ergibt sich durch die Hintertür die Notwendigkeit, alle internationalen Reisen vor der Abreise in einem System zu erfassen. Nur so lassen sich alle Teilprozesse starten und teure Fehler vermeiden. Eine reine Genehmigung durch den Vorgesetzten ist dafür nicht mehr zeitgemäß.
Alternativen prüfen
Videokonferenzen können Reisen ergänzen, aber nicht ersetzen. Emotionen werden nur unzureichend übermittelt, Interaktion ist stark reduziert — und die wichtigsten Dinge im Termin passieren oft inoffiziell während der Kaffeepause.
Viele Trainings oder Projektmeetings lassen sich heute ohne Qualitätsverlust per Video durchführen. Für andere Aktivitäten bleibt persönlicher Kontakt unverzichtbar: um Vertrauen aufzubauen, Produktionsschritte live zu begleiten und interkulturellen Austausch zu fördern.
Geschäftsreisen werden weniger, und die Reise selbst verändert sich. Als Travel Manager sollten Sie darauf vorbereitet sein, künftig auch die Rolle eines Collaboration Managers wahrzunehmen.
Wertermittlung
Bisher bewerten nur wenige Unternehmen den Nutzen einer Reise im Vorfeld. Ist die Reise inhaltlich und wirtschaftlich sinnvoll? Sind die Kosten angemessen? Sind die gesundheitlichen Risiken vertretbar? Kann der Termin auch per Video stattfinden, oder ist Präsenz unbedingt erforderlich?
travexis hat eine strukturierte Methodik erarbeitet, mit der sich der Nutzen einer Reise messen und dokumentieren lässt.
Einreisebestimmungen
Vielfältige rechtliche Rahmenbedingungen behindern die Mobilität Ihrer Mitarbeitenden. Je nach Nationalität, Wohnort und Land des Arbeitgebers sind für das Reiseziel unterschiedliche Dokumente nötig:
- Arbeitsvisa und Arbeitsgenehmigungen
- Aufenthaltsgenehmigungen
- Sozialversicherungsnachweise, etwa das A1-Formular
- Einreiseregistrierungen
- ergänzend Arbeitsverträge oder Beschäftigungsnachweise
Diese Dokumente können mitführungspflichtig sein. Fehlen sie, drohen neben der verhinderten Einreise teils empfindliche Strafen gegen Unternehmen und Mitarbeitende. Die entscheidende Frage lautet deshalb: Haben Sie alle Reisen im Blick?
Fürsorge
Vor, während und nach der Reise haben Ihre Mitarbeitenden einen Anspruch auf Fürsorge. Dazu gehören medizinische Dienste wie vorbeugende Impfungen ebenso wie Risikomanagement durch Länderinformationen und Notfallpläne — bei Unternehmen mit internationalen Reisen sollte beides etabliert sein.
Steuern
Dienstreisen können Auswirkungen auf die Einkommensteuer der Mitarbeitenden oder die Gewerbesteuer des Unternehmens haben. In manchen Ländern ist der Reisende ab dem ersten Arbeitstag vor Ort einkommensteuerpflichtig — verantwortlich ist meist der Reisende, nicht das Unternehmen.
Auch das Unternehmen kann unerkannte Betriebsstätten im Ausland begründen, wenn regelmäßig Mitarbeitende in ein Land entsandt werden, oder im Zielland registrierungspflichtig werden. Travel-Management-Systeme helfen dabei, diese steuerlichen Risiken früh zu identifizieren und vorbeugend zu handeln.
2. Reisebuchung
Alle Dokumente sind beantragt, jetzt kann die Reise gebucht werden. Das Travel-Management-System findet die besten Routen und Preise. Mitarbeitende stellen die Leistungen selbst zusammen und buchen direkt — innerhalb Ihrer Reiserichtlinie.
Wo wird gebucht?
Versuchen Sie, Ihr Reisevolumen so gut wie möglich zu steuern und auf bevorzugte Anbieter zu lenken. Es geht dabei nicht darum, für jede einzelne Buchung den allerbesten Preis zu erzielen, sondern das Volumen als Ganzes im Griff zu haben.
- Flüge: Die Beteiligung eines Reisebüros wird schnell sinnvoll. Unkoordinierte Direktbuchungen liefern nicht den nötigen Überblick, und Tarife anderer Anbieter oder Strecken können deutlich günstiger sein. Ein Online-Booking-System oder ein Vertragsreisebüro senken die Flugkosten in jedem Fall.
- Hotels: Nutzen Sie Portale mit Firmenregistrierung. So erhalten Sie Zugriff auf nichtöffentliche Firmenraten und sparen bei gleicher Leistung bis zu 30 %.
- Mietwagen: Mindestens die Registrierung als Firma direkt beim Anbieter ist sinnvoll. Gebucht wird über das Reisebüro oder über Direktschnittstellen; Vermittler wie in der Hotellerie gibt es hier nicht.
- Bahn: Im Firmenportal profitieren Sie von Großkundenrabatten.
- Taxi und Transfer: Bequem per App buchbar. Vorteil sind die korrekten Rechnungen, die in der Buchhaltung viel Zeit sparen. Alternative Transferdienstleister scheitern oft an langen Vorausbuchungsfristen.
Wie die Buchungswege technisch zusammenspielen, hängt zunehmend von der Vertriebsarchitektur ab — siehe GDS, NDC und Direct Connect.
3. Unterwegs
Alle erforderlichen Dokumente wurden erstellt, es kann losgehen. Vor und während der Reise lassen sich Ihre Daten nutzen, um bestmögliche Unterstützung zu bieten. Auch unterwegs entstehen Daten, die neue Informationen in Echtzeit ermöglichen.
Vorbereitete Reisekostenabrechnung
Schon heute können Belege unterwegs fotografiert und so die Abrechnung schrittweise aufgebaut werden. Reisedaten aus der Buchung und Kreditkartenzahlungen sind in der Abrechnung ohnehin bekannt. Perspektivisch werden alle Zahlungen und Reisedaten während der Reise elektronisch gesammelt und an das System übergeben — die Reisekostenabrechnung ist dann bereits erstellt.
Traveller Engagement
Push-Nachrichten halten Mitarbeitende während der Reise informiert. Hinweise zum Verhalten oder zur Einhaltung der Richtlinien lassen sich in Echtzeit übermitteln, ebenso Staus, Störungen im Reiseverlauf, Verspätungen und Sicherheitshinweise. Das erhöht die Sicherheit der Reisenden und minimiert Verzögerungen.
4. Erfassung der Reisekosten
Die Reise war erfolgreich, viele Eingaben für die Abrechnung liegen bereits vor. Travel-Management-Systeme erkennen die nötigen Schritte und geben die Daten zur Verarbeitung an die richtige Stelle weiter.
Rahmendaten und Pauschalen
Der Reisende überprüft Zeiten und Ziele, die aus Antrag und Buchung übergeben wurden, und passt sie bei Bedarf an den tatsächlichen Reiseverlauf an. Das System berechnet die Pauschalen anhand des Reiseverlaufs automatisch.
Belege
Viele Belege liegen bereits digital vor, wenn die Fotos während der Reise erstellt wurden; Kreditkartenzahlungen können ebenfalls integriert sein. Der Reisende prüft die Richtigkeit und ergänzt fehlende Angaben. Bereits bei der Erfassung prüft das System, ob alle Richtlinien eingehalten wurden. Wie weit die maschinelle Prüfung inzwischen reicht, zeigt der Beitrag zur KI-gestützten Belegprüfung.
Abschluss
Die Erfassung wird abgeschlossen und der Freigabeprozess elektronisch gestartet. Das System erkennt notwendige Einzelschritte automatisch und leitet die Reise in Echtzeit an die richtigen Bearbeitenden weiter.
5. Prüfung und Verarbeitung
Die Abrechnung ist erstellt. Weiter geht es zu Genehmigung, Prüfung und Erstattung.
Fachliche Prüfung
Das System erkennt Reisen, die eine manuelle Prüfung benötigen, und übergibt sie an ein qualifiziertes Service-Team. Alle anderen Reisen können direkt zur Zahlung freigegeben werden. Die Prüfenden bewerten die sachliche und fachliche Richtigkeit nach gesetzlichen und internen Richtlinien; die Reise kann abgelehnt, geändert oder freigegeben werden.
Genehmigung
Alle Reisen — oder nur Reisen mit Abweichungen — können zur Information oder zur Genehmigung an Vorgesetzte gesendet werden. Diese prüfen dann nur noch Geschäftszweck und Kostenzuordnung. Wie sich solche Freigaben automatisieren lassen, zeigt der Beitrag zur Automatisierung von Freigabeprozessen.
Finanzbuchhaltung
Die Reisekosten werden an die Buchhaltung übergeben und auf die richtigen Sachkonten und Kostenträger gebucht. Alle Angaben zur Umsatzsteuer sind im System bekannt und werden mitverbucht. Ausländische Belege können zusätzlich an einen Dienstleister zur Erstattung weitergegeben werden.
Lohn und Gehalt
Steuerpflichtige Anteile der Reise können zur Versteuerung an das Payroll-System übergeben werden. Mit der nächsten Gehaltszahlung werden Steuern einbehalten oder besondere Situationen dokumentiert.
Erstattung
Die Erstattung auf das Bankkonto erfolgt im nächsten Zahllauf — idealerweise mindestens wöchentlich.
6. Auswertungen
Alle Reiseaktivitäten des Unternehmens sind jetzt in mehreren Systemen verfügbar. Intelligente Auswertungen sorgen dafür, dass Sie informiert bleiben. Voraussetzung dafür ist eine belastbare Datenbasis.
Einkauf
Alle in Anspruch genommenen Leistungen liegen entweder als Buchung im Reisebüro, als Buchung beim Anbieter, als Kreditkartenzahlung oder in der Reisekostenabrechnung vor. Das Reporting liefert pro Anbieter, pro Strecke oder pro Hotel die Daten, die Sie für besseren Einkauf brauchen.
Management
Wie entwickeln sich die Reisekosten im Vergleich zum Vorjahr oder in Relation zum Umsatz? Welche Abteilung verursacht welche Kosten? Ihre Kosten werden detailliert sichtbar — das hilft, strategische Ziele zu erreichen.
Compliance
Alle Reisen sind zentral für Auswertungen verfügbar. So wird es deutlich einfacher, die Kontrolle über gesetzliche Themen zu behalten.
Warum der Gesamtprozess entscheidet
Reisebüro, Buchungssystem, Kreditkarte, Expense-Tool, ERP und Reiserichtlinie können jeweils für sich funktionieren. Das bedeutet noch lange nicht, dass der Geschäftsreiseprozess funktioniert.
Die teuren Probleme entstehen an den Übergängen: dort, wo Daten mehrfach erfasst werden, wo Medienbrüche entstehen und wo niemand die Gesamtverantwortung trägt. Einen Überblick über die Verantwortlichkeiten gibt der Beitrag zu den Aufgaben des Travel Managements.
