Begrijpen
Voordat u beslist,
scheppen wij helderheid.
Helderheid scheppen en juist beslissen — de vakinhoudelijke basis waarop Diensten en Technologie voortbouwen.
Begrijpen
Zes bouwstenen voor heldere beslissingen.
Van ist-analyse tot een gedegen onderhandelingsbasis — los inzetbaar, samen het krachtigst.
Strategische analyse
Systematische ist-opname op basis van uw processen en data: reisbeleid, inkoop, boekingswegen, declaratie, rapportage.
Leveranciers- & systeemvergelijking (RFP)
Reisbureaus, systemen en diensten voor zakenreizen neutraal en navolgbaar vergelijken.
Reisbeleid & compliance
Actueel, afdwingbaar reisbeleid inclusief A1-, EU-registratie- en privacyvereisten.
Business case & rentabiliteitsberekening
Gedegen kosten-batenanalyse voor besluitvormers – inclusief inspanningsraming, besparingspotentieel en risicobeoordeling.
Heldere eisencriteria
Gestructureerde beoordeling van leveranciers, diensten, prijzen, integraties en contractmodellen.
Een gedegen onderhandelingsbasis
Heldere eisen, een gedegen beoordelingslogica en realistische kostenmodellen versterken uw inkooppositie.
Het probleem
Beslissingen zonder gedegen basis.
Veel bedrijven vergelijken leveranciers op onderbuikgevoel in plaats van criteria, actualiseren hun reisbeleid pas als het te laat is, en verliezen terrein bij onderhandelingen omdat gedegen cijfers ontbreken.
De oplossing
Structuur in plaats van onderbuikgevoel.
Wij leveren een systematische ist-analyse, een objectieve leveranciersvergelijking (RFP) en een reisbeleid dat daadwerkelijk wordt nageleefd — uw beslisbasis voor de komende jaren.
Het voordeel
Tot 20% lagere reiskosten — zonder een kilometer minder te reizen.
Betere inkoop (tot 8%) en nageleefd reisbeleid (tot 12%) werken samen, niet na elkaar. Zie uw potentieel in 60 seconden met de ROI-calculator.
Onkostendeclaratie automatiseren
Van declaratie tot integratie.
Advies, implementatie en integratie in detail — uitgevouwen, niet dichtgeklapt.
Advies
Drie stappen in plaats van drie weken.
Uw medewerkers maken alleen een foto van het bonnetje, en de declaratie schrijft zichzelf bijna. De software herkent automatisch handelaar, datum, bedragen & btw en kostensoort. Dit duurt geen 10 seconden per bonnetje – ook bij e-mailfacturen.
De bonnetjes zijn gedigitaliseerd volgens de Duitse GoBD-normen. Kilometers, dagvergoedingen en reistijden worden automatisch berekend. Vakkennis voor de registratie is niet meer nodig – de medewerker controleert de juistheid en dient de kant-en-klare declaratie in. Klaar in een fractie van de vorige tijd.
De leidinggevende kan direct digitaal goedkeuren, beleidsovertredingen zijn zichtbaar gemarkeerd. Regelgebaseerde risicobeoordeling keurt het grootste deel automatisch goed en ontlast de vakafdeling. De boekhouding ontvangt kant-en-klare boekingsregels in het financiële systeem, HR de loonbelastingplichtige delen in het payrollsysteem.
Systeemselectie
Waar het bij de software op aankomt.
Foto of e-mailfactuur, OCR-uitlezing in seconden – inclusief gemengde btw-tarieven.
De duurste stap: slimme regels herkennen of een uitgave überhaupt gecontroleerd moet worden.
Standaardkoppelingen met HR, financiële administratie en ERP-systemen. Optioneel kunnen reisdata en creditcardgegevens worden geïntegreerd.
AVG-conform, fiscaal waterdicht, doorlopend aangepast aan nieuwe wettelijke eisen.
Uitgebreide rapportages en analyses waarmee u reiskosten stuurt in plaats van alleen verwerkt.
Een interface die ook de incidentele reiziger zonder training kan bedienen. Aanwijzingen begeleiden de gebruiker, zodat fouten al niet ontstaan.
Implementatie
Invoeren — snel, veilig, zonder projectrisico.
Implementatie is projectwerk, geen dagelijkse routine. Na go-live heeft u deze specialistische kennis niet meer nodig – wij brengen die mee. Meer dan 100 implementaties per jaar geven ons de ervaring om kritieke beslissingen vroegtijdig te herkennen en uw project betrouwbaar naar go-live te leiden: eisen inventariseren, processen ontwerpen, oplossing invoeren, gebruikers trainen, systeem beheren.
Binnen 14 dagen weet u wat u moet doen
Klaar voor betere zakenreizen?
Samen brengen we in kaart waar uw travel-&-expenseproces vandaag staat — gestructureerd, transparant, begrijpelijk.
Volgende stap
Ontvang uw diagnose.
Versturen
Laat uw e-mailadres achter.
Afspraak maken
Wij nemen contact op voor een geschikt moment.
Diagnose ontvangen
En samen de volgende stappen bepalen.
