Veelgestelde vragen
Travel & Expense Management:
uw vragen, beantwoord.
Van besparingspotentieel en de drie pijlers tot recht & compliance bij zakenreizen — hier vindt u beknopte antwoorden. Meer diepgang vindt u in onze Kennisbank (DE).
Over Travexis
Positionering & samenwerking.
Voor bedrijven van elke omvang en branche met behoefte aan zakenreizen — Travexis heeft meer dan 800 travel & expense-projecten begeleid, van mkb tot grote onderneming.
Nee. Travexis is een onafhankelijk, leveranciersneutraal adviesbureau. Wij vergelijken reisbureaus, systemen en diensten neutraal en begeleiden de uitvoering — wij verkopen beslissingen, geen systemen.
Na een gestructureerde nulmeting (ist-analyse van processen, systemen en reisbeleid) volgen geprioriteerde maatregelen en een realistisch stappenplan — van concept via leveranciersselectie tot go-live.
Nee. Advies, Diensten en Technologie zijn afzonderlijk af te nemen en op elk moment uit te breiden. Het grootste effect ontstaat door combinatie.
Volgens onderzoek zijn 3–12% lagere reiskosten, 42 minuten minder werk per reis en 53% minder fouten typische effecten van een beter aangestuurd reisprogramma.
Het T&E-proces
Van aanvraag tot betaling.
Travel & Expense Management omvat de end-to-end sturing van zakenreizen — van reisbeleid via boeking en goedkeuring tot declaratie en analyse. Het doel is één proces in plaats van losse systemen: lagere kosten, minder handmatig werk en betere compliance.
Het proces loopt van reisbeleid via goedkeuring en boeking tot de reis zelf, de declaratie en de rapportage. Elk deelproces kan afzonderlijk worden getoetst, geoptimaliseerd of geautomatiseerd.
Doorgaans de toets aan het reisbeleid, de goedkeuring door kostenplaats of leidinggevende en, afhankelijk van het bestemmingsland, het starten van de reisregistratie en de A1-verklaring.
Bonnetjes worden vastgelegd (app, scan of creditcardfeed), getoetst aan het reisbeleid, goedgekeurd, uitbetaald en overgenomen in de financiële administratie — idealiter geautomatiseerd in plaats van handmatig.
Besparingspotentieel & ROI
Wat de ROI-calculator laat zien.
Volgens het VDR-zakenreisonderzoek behaalt circa 59% van de bedrijven 6–10% lagere reiskosten door gerichte sturing, soms zelfs dubbele cijfers. Daar komen efficiëntiewinsten bij registratie en controle van reiskosten nog bij.
U voert reisvolume, vervoers-/bestemmingsmix, aantal reizigers en de leeftijd van uw reisbeleid in. De calculator splitst dit uit naar vier benoemde besparingshefbomen: inkoop, naleving van beleid, procesefficiëntie en overnachtingskosten. Nu proberen →
De calculator levert een indicatieve schatting op basis van uw invoer en het VDR-zakenreisonderzoek, geen bindend cijfer. Een gedegen, bedrijfsspecifieke analyse maken we individueel in het eerste gesprek.
Systemen & oplossingen
Wat Travexis vergelijkt & verbindt.
Onder andere Cytric Travel, Perk, Egencia, Onesto, Atriis en Navan. Travexis vergelijkt leveranciersneutraal welke OBT past bij uw reisprofiel en bestaande systemen.
Gangbare oplossingen zijn onder meer Cytric Expense, Perk, MobileXpense, Emburse, Rydoo en Declaree. Wij vergelijken leveranciersneutraal welk systeem past bij uw processen en IT-landschap.
Via standaard of maatwerk koppelingen met systemen zoals SAP Finance, Microsoft Dynamics, DATEV, BMD of Sage – zodat reiskosten automatisch in de boekhouding terechtkomen, zonder handmatige dubbele invoer.
Een RFP (Request for Proposal) is een gestructureerde leveranciers- en systeemvergelijking. Het maakt aanbiedingen, diensten en contractmodellen voor reisbureaus, systemen en dienstverleners objectief vergelijkbaar, in plaats van te vertrouwen op losse gesprekken.
Ja. Binnen Diensten bieden wij doorlopende onkostencontrole en afhandelingsservice aan, zodat compliance-eisen dagelijks worden nageleefd zonder dat interne teams elke declaratie handmatig hoeven te controleren.
Recht & compliance
Zakenreizen juridisch waterdicht.
De A1-verklaring is het bewijs van sociale verzekering voor zakenreizigers binnen de EU/EER en Zwitserland. Het voorkomt dubbele verzekering in het bestemmingsland en moet bij controles kunnen worden getoond.
Vanaf 1 januari 2027 moeten grotere bedrijven in Duitsland e-facturen kunnen uitreiken; de ontvangstplicht geldt al sinds 2025. Vormfouten in de machineleesbare XML kunnen het recht op btw-aftrek in gevaar brengen – ook bij reiskosten.
Onder andere het Verenigd Koninkrijk (ETA), de VS (ESTA), Canada (eTA), Australië (eVisitor/ETA) en Zuid-Korea (K-ETA). Voor de EU start ETIAS naar verwachting in het laatste kwartaal van 2026, het inreissysteem EES is sinds april 2026 actief.
Dat hangt ervan af of de medewerker tijdens de reis daadwerkelijk werkt of vrij over de tijd kan beschikken. Pure reis- of wachttijd zonder werkprestatie wordt juridisch anders behandeld dan actief werk tijdens de reis.
De inreis is voor EU-/EVA-burgers eenvoudig, maar de zakelijke activiteit is onderworpen aan een meldplicht (de 8-dagenregel, of vanaf dag 1 in gevoelige sectoren) via het portaal EasyGov.swiss, plus de verplichting tot een A1-verklaring.
Binnen 14 dagen weet u wat u moet doen
Klaar voor betere zakenreizen?
Samen brengen we in kaart waar uw travel-&-expenseproces vandaag staat — gestructureerd, transparant, begrijpelijk.
Volgende stap
Ontvang uw diagnose.
Versturen
Laat uw e-mailadres achter.
Afspraak maken
Wij nemen contact op voor een geschikt moment.
Diagnose ontvangen
En samen de volgende stappen bepalen.
