öffentlicher Dienst: Systemauswahl Travel & Expense

Die Ausgangssituation:

• Bestehende Prozesse waren nicht durchgängig digitalisiert
• Die Abläufe waren heterogen und schwer skalierbar
• Es fehlte an Transparenz über Abläufe, Kosten und Zuständigkeiten

Das Ziel:

Ein modernes, zukunftssicheres System, das die Anforderungen von IT, Finance, HR und Travel Management erfüllt – und auch neue Themen wie Audit, AI und Nachhaltigkeit berücksichtigt.

Was wurde geliefert?

Wir haben bei der strukturierten Vorbereitung der Systemauswahl und Ausschreibung unterstützt.

Unsere Leistungen:

• Moderation und Durchführung eines zweitägigen Kick-Off-Workshops mit allen relevanten Fachbereichen
• Erstellung eines strukturierten Ausschreibungsdokuments mit Fragenkatalog, Bewertungskriterien, Vertraulichkeitsregeln und IT-Architektur
• Bewertung möglicher Anbieter auf Basis von Preismodell, Audit-Funktionalität, AI-Use-Cases und Schnittstellenfähigkeit
• Entwicklung eines belastbaren Business Case inklusive FTE-Berechnung, Kosten-Nutzen-Analyse und Risikobewertung

Unser Vorgehen im Überblick:

Wir haben auf eine interdisziplinäre und praxisnahe Vorgehensweise gesetzt.

• Design-Thinking-basierter Kick-Off zur Anforderungserhebung
• Erstellung einer Prozesslandkarte und Zielbilddefinition für „die Geschäftsreise“
• Anbieterbewertung anhand unserer Bewertungsmatrix unter Berücksichtigung des Preismodells und technischer Kriterien
• Dokumentation aller Erkenntnisse in Review-Papieren und Ausschreibungsunterlage

Was hat sich verbessert?

Der Kunde verfügt heute über eine tragfähige Entscheidungsgrundlage für die Systemauswahl.

Die konkreten Ergebnisse:

• Ein vollständiges Ausschreibungsset mit klarer Bewertungslogik
• Ein gemeinsam erarbeitetes Zielbild für Travel & Expense Prozesse
• Eine fundierte Entscheidungsbasis für die Tool-Auswahl
• Eine strukturierte Vorbereitung für die Implementierung ab Q4/2024