öffentlicher Dienst: Travel & Expense neu gedacht

Herausforderung:
Reisekostenprozesse mit Optimierungspotenzial

Ein öffentlicher Auftraggeber mit mehreren tausend Mitarbeitenden plante, seine Travel & Expense-Prozesse grundlegend zu modernisieren.

Bis dato wurden Reisekosten über ein internes, technisch veraltetes System abgerechnet. Die Buchung von Reisen war dezentral organisiert, Regelungen lagen in verschiedenen Dokumenten vor – und die Fachbereiche klagten über hohen manuellen Aufwand und lange Durchlaufzeiten.

Das Ziel: Ein integrierter, digitaler Gesamtprozess für Travel & Expense, der transparent, regelkonform und einfach zu bedienen ist – auch für gelegentliche Nutzer.

Was wurde geliefert?

Travexis unterstützte den Kunden in mehreren Phasen:

• Analyse bestehender Prozesse und technischer Rahmenbedingungen
• Konzeption eines neuen Zielprozesses inkl. Buchung, Genehmigung, Abrechnung und Auszahlung
• Definition von Anforderungen an neue Systeme und Plattformen
• Begleitung bei der Erstellung der Ausschreibungsunterlagen
• Beratung bei der Toolauswahl und Architekturentscheidung
• Fachliche und organisatorische Qualitätssicherung in der Umsetzung

So haben wir gearbeitet

travexis setzte auf eine strukturierte und kollaborative Vorgehensweise:

• Ist-Aufnahme über Interviews mit Fachbereichen, IT, Finanzen und dem Personalbereich
• Gap-Analyse zwischen Zielbild und realen Prozessen
• Entwicklung eines Zielprozesses auf Basis gesetzlicher Vorgaben, Nutzerfreundlichkeit und IT-Architektur
• Iterative Validierung des Prozessmodells mit Stakeholdern
• Ableitung eines Umsetzungspfads mit technischer Roadmap

Der Fokus lag dabei auf: Automatisierung, Nutzerzentrierung und klare Zuständigkeiten.

Was hat sich verbessert?

• Der neue Prozess ist einheitlich, digital und regelkonform
• Transparenz für Mitarbeitende und Führungskräfte – von der Buchung bis zur Erstattung
• Reduzierter Prüfaufwand durch bessere Erfassungsqualität und automatisierte Logik
• Schnellere Auszahlungen durch automatisierte Workflows
• Die neue Struktur ermöglicht zentralen Support und klare Verantwortlichkeiten
• Die Fachabteilungen werden entlastet, während der Regelungsrahmen eingehalten bleibt