Automotive: 12.000 glückliche Familien – Krise gelöst

18 Wochen Bearbeitungszeit – und der Betriebsrat eskaliert

An einem Freitag Nachmittag im Herbst 2017 erreicht uns ein dringender Hilferuf aus der Automobilbranche:
Die Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen dauert im Schnitt 18 Wochen.
Mehr als 12.000 Mitarbeitende warten auf ihre Rückerstattungen – teils mit offenen Beträgen von bis zu 15.000 €.

Der Frust war groß:

  • Die Belegschaft war verärgert
  • Der Betriebsrat schaltete sich ein
  • Die Fachabteilung war blockiert durch Rückfragen
  • Ein funktionierender Reisekostenprozess war nicht mehr gegeben

Der Druck war enorm – und es war klar: Hier muss schnell und systematisch gehandelt werden.

Unsere Lösung: schnelle Abhilfe muss her

Phase 1: Analyse: was dauert hier so lang, und warum?

  • Abrechnungen werden per Hauspost zum Vorgesetzten zur Genehmigung gesendet. Auspacken, prüfen, wieder einpacken, und weiter per Hauspost zur Prüfung in der Fachabteilung
  • In der Fachabteilung wird der Posteingang auf die Sachbearbeiter verteilt
  • Im Rahmen der Prüfung treten Rückfragen auf. Die Kommunikation dazu ist sehr zeitintensiv. Jeder der Sachbearbeiter hat um die 80 Vorgänge auf Wiedervorlage und muss diesen hinterher telefonieren.
  • Grundproblem: Die Produktivität pro Sachbearbeiter ist durch die Rückfragen erheblich gebremst. In der Folge übersteigt der Eingang an neuen Abrechnungen den Ausgang an bearbeiteten Abrechnungen.
  • Folgeproblem: nach ca. 3 Wochen werden die Mitarbeiter ungeduldig und rufen in der Fachabteilung an, wann die Reise erstattet wird. Die Zeit am Telefon fehlt für die Prüfung und verschlimmert das Problem.

Phase 2: Sofortmaßnahmen

  • Sofortiger Anruf-Stopp, um die Sachbearbeitung zu entlasten. Ein Sachbearbeiter wird für das Telefon eingesetzt. Wenn belegt ist, ist dann halt belegt. Dafür kann der Rest des Teams arbeiten.
  • Direktauszahlung von Beträgen unter 200 € ohne manuelle Prüfung, um die Fallzahl mit geringem Risiko zu reduzieren und Druck aus der Organisation zu nehmen.
  • Schnelle Reduktion des Volumens

Phase 3: Strukturelle Prozessoptimierung

  • Einführung einer risikobasierten Prüfung zur gezielten Bearbeitung statt Vollprüfung
  • Abschaffung des Rückfrageprozesses → klare Entscheidung: Änderung oder Ablehnung
  • Fehlermeldungen und Eingabehilfen direkt bei der Erfassung
  • Enge Abstimmung mit Fachabteilung und Betriebsrat

Methodik: So arbeiten wir bei travexis

Unsere Beratung folgt klaren Prinzipien:

  • Schnelle Ist-Analyse statt langer Konzepte
  • Quick Wins zuerst, dann strukturelle Verbesserung
  • Pragmatisch, wirksam, klar
  • Fokus auf das Wesentliche (Volumen senken, Qualität erhöhen, Ablenkung reduzieren)
  • Mut zur Vereinfachung
  • Einbindung der Fachabteilung für tragfähige Lösungen
  • Einsatz moderner Tools und Denkmodelle
  • Transparenz statt Kontrolle

Das Ergebnis: aus 18 Wochen werden 3

Nach wenigen Wochen:

  • Die Bearbeitungsdauer sinkt von 18 auf 6 Wochen – nach wenigen Wochen
  • Weitere vier Wochen später: stabile 3–4 Wochen Durchlaufzeit
  • Alle offenen Abrechnungen wurden noch vor Weihnachten ausgezahlt
  • Hohe Entlastung der Fachabteilung durch klare Regeln und reduzierte Anfragen

Langfristig:

  • Einführung eines neuen digitalen Reisekostentools
  • Teilautomatisierte Prüfung spart Zeit und Ressourcen
  • Heute sind Rückerstattungen innerhalb einer Woche möglich

Warum waren wir der richtige Partner?

Der Kunde schätzte in diesem Projekt besonders:

  • Sofortige Verfügbarkeit - zwei Werktage später waren wir für den ersten Termin vor Ort
  • Tiefe Erfahrung im Bereich Travel & Expense
  • Verständnis für Fachabteilungen & Betriebsräte
  • Strukturiertes Vorgehen ohne Bürokratie
  • Unsere Fähigkeit, auch unter Druck klare Entscheidungen zu treffen
  • Die Kombination aus analytischer Stärke und pragmatischer Umsetzung
  • Die ehrliche Kommunikation – auch bei unbequemen Maßnahmen
  • Die Verlässlichkeit in der Umsetzung
  • Und: das Gefühl, einen Partner auf Augenhöhe zu haben

„Es fühlt sich verdammt gut an, wenn man weiß, dass man gerade 12.000 Familien vor Weihnachten glücklich gemacht hat.“ (Projektleitung)

Heute läuft die Abrechnung digital, schnell und effizient – in einem System, das die Mitarbeitenden aktiv nutzen.

Sie haben Herausforderungen im Reisekostenprozess?

Wir unterstützen Sie – schnell, wirksam und mit klarem Fahrplan.

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