Maschinenbau: gesetzeskonforme Abrechnung mit Perk Spend

2024: Darum war ein neues System notwendig

Unser Kunde aus dem Engineering plante die Einführung einer neuen Spesen App, um bestehende Prozesse zu modernisieren und international skalierbar zu machen.

Herausforderungen:

  • Fehlende Kompatibilität mit Pre-Trip-Systemen, automatisierter Abrechnung und Nachhaltigkeitsreporting
  • Hohe Compliance Anforderungen
  • Notwendigkeit zur gesetzeskonformen Verarbeitung (z. B. Sachbezugsversteuerung)
  • Ziel: Go-Live in Q4 2024 für Deutschland, mit Option auf internationale Rollouts

Wir wurden beauftragt, die vollständige Implementierung von Yokoy (heute Perk Spend) durchzuführen.

Was wurde geliefert?

Wir haben  die technische Umsetzung der Yokoy-Implementierung übernommen inklusive:

  • Projektleitung der Implementierung
  • Konfiguration von Yokoy
  • Anbindung des SAP Connectors durch den Subunternehmer
  • Integration von AirPlus-Feeds
  • Umsetzung gesetzlicher Anforderungen wie Sachbezugsversteuerung nach EStG
  • Definition von Lohnarten, Payroll-Export und Finance-Export
  • Erstellung der technischen Dokumentation und Go-Live-Planung

Die Leistungen wurden über mehrere Monate hinweg in enger Abstimmung mit dem Kunden erbracht und dokumentiert.

So haben wir gearbeitet

Die Umsetzung erfolgte iterativ und eng verzahnt mit den Fachbereichen des Kunden.

  • Regelmäßige Status-Calls
  • Nutzung von Testumgebungen (SPG-Sandbox, SAP-Sandbox) für Prototyping
  • Dokumentation von Anforderungen, Testfällen und offenen Punkten
  • Enge Abstimmung mit internen Stakeholdern und Prüfern

Was hat sich verbessert?

Unser Kunde profitiert heute von:

  • Automatisierte, gesetzeskonforme Abrechnungsprozesse
  • Vollständige SAP-Integration für Finance & Payroll
  • Reduzierter manueller Aufwand durch AirPlus-Feeds
  • Klare Projektsteuerung und technischer Dokumentation

Die Lösung ist skalierbar für weitere Länder und bereit für CSRD-konforme Auswertungen.

Darum ist Travexis der richtige Partner

Travexis überzeugte mit:

  • Tiefem technischem Verständnis für komplexe Systemlandschaften
  • Regulatorischer Expertise (z. B. Sachbezugsversteuerung, EStG)
  • Flexibilität und schneller Reaktionsfähigkeit bei technischen Rückfragen
  • Transparenter Abrechnung und klarer Projektsteuerung

Fazit & Ausblick

Die Implementierung von Yokoy war ein strategischer Meilenstein:

  • Die Lösung ist produktiv, gesetzeskonform und zukunftssicher
  • Eine Ausweitung auf internationale Rollouts ist bereits geplant
  • Weitere Module (z. B. Pre-Trip, OBE) sind in Vorbereitung

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