E-Rechnung wird Pflicht. Sind Sie startklar?

Die E-Rechnung kommt – und sie verändert mehr als nur das Rechnungsformat. In unserer Mobility Lounge haben wir gemeinsam mit Karsten Reinert beleuchtet, was die gesetzliche Pflicht konkret für Travel Management, Buchhaltung und Spend-Prozesse bedeutet – und wo im Alltag die echten Stolpersteine liegen.

Der regulatorische Rahmen

Mit der EU-Initiative „VAT in the Digital Age" werden ab 2030 grenzüberschreitende E-Rechnungen in Europa Standard. Deutschland nimmt dabei eine Sonderstellung ein: Rechnungen dürfen weiterhin per E-Mail übertragen werden – was im Gegenzug eine besondere Prüfpflicht auf Unternehmensseite auslöst.

Zeitplan der Einführung in Deutschland

• 01.01.2025 Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können.
• 01.01.2027Pflicht zur Ausstellung für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz.
• ab 2028 Ausstellungspflicht für alle Unternehmen im B2B-Bereich – mit Ausnahmen für Kleinstbetragsrechnungen und Kleinunternehmer.

Technik & Prüfpflicht

Die E-Rechnung muss maschinenlesbar und EN-16931-konform sein. Entscheidend: Steuerlich relevant sind allein die XML-Daten – nicht das menschenlesbare PDF. Karsten erläuterte die Unterschiede zwischen PDF, XML, X-Rechnung und ZUGFeRD und warnte deutlich:

• Fehler in der XML können zum Verlust des Vorsteuerabzugs führen.
• Unternehmen müssen technische und inhaltliche Korrektheit prüfen und dies per Validierungsreport dokumentieren.
• Tools zur Validierung gibt es – die Verantwortung für die Prüfung bleibt aber beim Unternehmen.

Die echten Stolpersteine im Alltag

• Stammdaten: Vielfach fehlen heute USt-IdNr. oder Lieferanten-E-Mail-Adressen – beides wird nun zwingend benötigt. Felder wie Kostenstellen sind nicht standardisiert.
• Fehlende Standardisierung: Es gibt keine einheitliche Datenklassifizierung (z. B. für Hotelübernachtungen), was automatisierte Verarbeitung und Kontierung erschwert.
• Heterogene Formate: Unterschiedliche Formate und Übertragungswege zwischen Ländern und Systemen erhöhen die Komplexität.
• Offene Fragen: Unklar ist u. a., wie Hotels und Dienstleister ab 2027 ausstellen werden.

Rolle und Grenzen der Expense-Tools

Ein zentraler Diskussionspunkt: Sollen Expense-Tools künftig auch als Rechnungseingangs- und Prüftools fungieren? Die Mehrheit der Teilnehmenden hält das für wünschenswert – die meisten Anbieter sehen sich aktuell jedoch nicht in dieser Rolle und bieten keine vollständige EN-Prüfung an. Einzelne Anbindungen wurden angekündigt, eine rechtzeitige und durchgängige Lösung ist aber nicht garantiert. Die Empfehlung lautet daher, frühzeitig auf Workarounds vorbereitet zu sein.

Aus der Praxis

• Korrektur fehlerhafter Rechnungen: Die XML lässt sich per Konverter in ein lesbares PDF überführen; bei Fehlern muss die Korrektur beim Hotel angefordert werden.
• Kreditkartenbelege: Für den Vorsteuerabzug sind die Einzelbelege entscheidend. Die E-Rechnung kann an die Firmen-E-Mail gesendet und ins Expense-Tool weitergeleitet werden.
• Prozessintegration: Bei zentraler Übermittlung ins Accounting empfiehlt sich eine Logik, die bereits vor Ort bezahlte Kreditkartenbelege korrekt erkennt und zuordnet.
• Länderspezifika: In Polen oder Rumänien laufen Rechnungen direkt über staatliche Systeme – die Anforderungen unterscheiden sich je Land erheblich.

Handlungsempfehlungen

• Frühzeitig den Dialog mit Buchhaltung, Steuerabteilung und Tool-Anbietern suchen.
• Ein Worst-Case-Szenario zum Vorsteuerverlust durchrechnen und intern thematisieren.
• Gezielt Workarounds entwickeln, falls Tools die Anforderungen nicht rechtzeitig erfüllen.
• Die Chance nutzen: Die E-Rechnung verbessert Datenverfügbarkeit und Analysefähigkeit spürbar.

Ausblick

Das Thema bleibt in Bewegung – und wir behalten die weiteren Entwicklungen für Sie im Blick. Vertiefende Informationen, Antworten auf häufige Fragen und Updates finden Sie laufend auf unserer Wissensseite: https://www.travexis.de/wissen/erechnung

Referent der Mobility Lounge

Karsten Reinert
Manager Projects & Accounting

ifm Unternehmensgruppe